La compilazione delle Schede Tecniche è un processo collettivo
In diverse aziende la compilazione delle schede tecniche è (o dovrebbe essere) eseguita da chi detiene le informazioni. Spesso, invece ...
La compilazione delle Schede Tecniche è un processo collettivo
In diverse aziende la compilazione delle schede tecniche è (o dovrebbe essere) eseguita da chi detiene le informazioni.
Spesso, invece, la compilazione avviene mediante processi di richiesta, compilazione e verifica delle informazioni altrui. Processo, quest’ultimo, che spesso si traduce in email continue di richiesta e di sollecito dei dati necessari, di riscontro su quanto inserito nonché di correzione, quando le informazioni imputate non sono corrette o nel frattempo aggiornate.
Condividere il processo di redazione delle schede tecniche significa invece, consentire al responsabile della logistica di provvedere all’inserimento dei propri dati (modalità di confezionamento, pallettizzazione, ecc), al responsabile di laboratorio di inserire i dati chimici e microbiologici dei prodotti. E così via.
In questo modo la creazione e l’aggiornamento delle schede tecniche è effettuato sotto la responsabilità diretta dei singoli enti aziendali, agevolando le attività di chi è preposto alla redazione periodica di questi documenti e, soprattutto, permettendo la condivisione delle informazioni che costituiscono il patrimonio genetico del prodotto.
Avvalersi di tecnologie software permette di condividere le operazioni di compilazione delle sezioni della Scheda con gli enti preposti, in base a permessi e profilazioni al fine di creare e gestire un flusso di lavoro volto a coinvolgere tutti gli attori detentori delle informazioni utili al rilascio di questi documenti tecnico-commerciali.
Notificare!
Un sistema di notifiche adeguato potrà avvisare ed informare gli utenti incaricati sulle attività da svolgere o che sono state eseguite o non effettuate nei tempi previsti. In questo modo è possibile inserire un altro tassello in ottica compliance aziendale sotto il profilo del GDPR (General Data Protection Regulation), in quanto tutte le comunicazioni di richiesta dati e di esecuzione attività sono correttamente registrate e gestite.
Gestione ed aggiornamento delle schede tecniche o specifiche di prodotto.
Adeguati sistemi software potranno permettere all'Azienda la compilazione delle schede tecniche da più attori sotto il continuo monitoraggio della qualità o della direzione commerciale che ne cura l’apertura o la richiesta di aggiornamento nonché l’approvazione finale e il successivo rilascio.
In definitiva, dotarsi di uno strumento software adeguato permette di creare, aggiornare e revisionare le schede tecniche di prodotto raggiungendo questi obiettivi strategici al fine di un processo controllato:
- Standardizzazione e razionalizzazione delle informazioni destrutturate presenti nei singoli documenti e del format dei documenti
- Poter predisporre schede tecniche in lingua, facilitando la generazione di documenti in mono lingua o bilingue
- Poter eseguire modifiche massive sui documenti
- Disporre in modo semplice ed immediato delle diverse revisioni
- Disponibilità di funzioni per l’invio delle schede tecniche ai clienti e la registrazione delle attività di spedizione eseguite
- Controllo del processo di redazione e rilascio dei documenti, in termini di corretta identificazione, revisione, registrazione delle modifiche apportate e conservazione
- Emissione dei documenti in modo controllato, attraverso processo di rilascio dei documenti con più livelli di approvazione
- Ricerca facilitata dei documenti approvati e delle singole informazioni registrate
- Completa autonomia nella creazione del modello di scheda tecnica e nella configurazione di tabelle ed inserimento di immagini e annotazioni
- Integrare il processo all'interno del proprio sistema informativo aziendale (ad esempio interfacciandosi cocon sistemi ERP per l’acquisizione dei dati necessari per l’elaborazione e l’aggiornamento della scheda tecnica)
La soluzione software AYAMA DATASHEETsoft è un esempio di come la tecnologia supporti adeguatamente l'azienda nel processo appena descritto.